Catalogar documentos

Esta opción del submenú esta dividida en los siguientes apartados:
  • Datos del documento: información básica sobre el documento que vamos a subir.
  • Datos asociados: al documento: básicamente informa de a quién asignamos el documento.
  • Tipo de documento: para facilitar las búsquedas y gestiones de los documentos, todos ellos están asociados a un documento tipo.
  • Campos opcionales: en función del documento tipo que escojamos se propone una serie de etiquetas al documento.
  • Fechas límite: fechas de accesibilidad al documento.
  • Palabras clave: etiquetas libres al documento que permiten personalizar las búsquedas.

Datos del documento

El primer paso es seleccionar el documento que queremos subir. Podemos subir cualquier tipo de archivo informático, sin embargo sólo se podrá visualizar si el usuario dispone del programa correspondiente a esa extensión. Por tanto, si quiere compartir documentos, use los tipos de ficheros que son más usuales.

Clicando “Seleccionar archivo” deberá aparecer la lista de dispositivos de la unidad en la que estamos trabajando.

Nota: el visionado de la pantalla “abrir” puede variar según su sistema operativo.
Seleccionamos el archivo que deseamos subir clicando sobre él. Una vez seleccionado su nombre aparecerá al lado del botón.Por defecto en el campo del titulo nos indicara el nombre del documento, y si queremos podemos realizar una descripción del mismo o anotaciones. Esta información es visible si compartimos el documento con terceros. La aplicación memoriza los nombres que ya hemos usado con anterioridad para permitir repeticiones.

Como sugest permite varias formas de etiquetar el documento, no es necesario repetir esta información en el nombre, por lo que este debería ser un nombre fácil de identificar.

Finalmente sugest propone como fecha del documento la de hoy, pero podemos cambiarla.
Datos asociados al documento

Una vez escogido el documento podemos asociarlo a un centro de trabajo, si la empresa dispone de varios de ellos.
A un trabajador, si lo tenemos dado de alta en la lista de trabajadores.
Los apartados disponen de una búsqueda incremental, por lo que a medida que tecleamos nos propone las opciones.

De esta manera podemos discriminar documentos en función de estos tipos.

Tipo de documento

La Gestión Documental permite organizar la información mediante las categorías, las subcategorías y los documentos tipo.
- Los documentos se ordenan mediante categorías en función del área de gestión de la empresa.
- Dentro de cada categoría se establecen diferentes subcategorías.
- Finalmente podemos definir dentro de cada subcategoría diferentes documentos tipo (p.e. certificado de aptitud).
- Se definen en un inicio las siguientes categorías: Datos Generales (escrituras, contratos, actas juntas de socios, actas consejos administración, etc.), Fiscal (documentación Hacienda), Contable (documentación de contabilidad), Laboral (nóminas, contratos trabajadores, etc.), Prevención (documentación de Prevención de Riesgos Laborales), Calidad (documentación ISO, OSHAS, etc.), - Gestión Medioambiental, Seguros, Otros.
- Para cada categoría se crearan sus subcategorías correspondientes.
A cada categoría y subcategoría se le pueden crear documentos tipo, que nos permitirán identificar y gestionar grupos de documentos con las mismas características. Este atributo se le deberá de asignar en el momento del alta del documento en el repositorio documental. Su correcta aplicación permitirá el facilitar la búsqueda y la gestión de estos documentos, ya que no es necesario recordar en que carpetas están guardados.
Además los documentos tipo disponen de niveles de seguridad, lo que permite que un documento compartido, sólo se pueda visualizar por los usuarios que tengan en su perfil el nivel suficiente para ello. De esta manera podemos compartir documentación evitando que puedan acceder a él personas sin autorización suficiente.
Otra cuestión es que en todas las subcategorías existe un documento tipo “Otros” que nos permitirá guardar cualquier tipo de documento sin necesidad de clasificarlo.
Campos opcionales
En función del documento tipo que abramos, sugest nos propone una serie de campos opcionales, tales como DNI, periodo, ejercicio, etc., que permitirá gestionar mejor los documentos.
Fechas límite.
Podemos poner una fecha de caducidad, al documento, lo que permitirá dividir los documentos, entre caducados y pendientes de caducar. Una vez caducado el documento, este se guarda en sugest hasta su purgado, momento en que se da de baja on-line y se pasa a cinta, accesible bajo petición.
Palabras Clave
Finalmente podemos etiquetar cualquier documento mediante palabras clave, que nos permiten codificar de forma personal los documentos (p.e. nº de expediente, por lo que varios documentos que hagan referencia a ese expediente podran visualizarse juntos).
Podemos usar tantas palabras clave como queramos en un documento simplemente clicando alta.
Finalización del Proceso
Una vez hayamos introducido todos los valores deseados para la catalogación del documento, deberemos de pulsar el botón de GUARDAR, nos pedirá que verifiquemos esta opción y deberemos de esperar unos segundos a que el documento se cargue (el tiempo dependerá del tamaño del mismo y de la velocidad de conexión disponible).
En el caso de que no nos interese realizar esta opción, pulsaremos el botón ATRAS para deshacer el proceso iniciado.
A partir de este momento, podemos acceder a este documento desde cualquier parte, con una conexión a Internet, accediendo a la plataforma sugest , en la opción de Índice de documentos, de este mismo menú.