Indice de documentos

En este apartado podemos buscar y trabajar con los distintos documentos catalogados. La descripción de las características de los documentos los hemos visto en el capítulo anterior.

También podemos buscar los documentos en la pestaña de Prevención (sólo documentos de prevención) o en Gestión Documental (todos).
Tan pronto entramos en índice de documentos se nos muestra una lista con todos los documentos a los que tenemos acceso según nuestro perfil.


Dicha lista la podemos ordenar por orden alfabético del título del documento, su fecha de subida, el tipo de documento, la empresa a la que pertenece el documento, y la fecha de caducidad del documento. Podemos invertir el orden clicando sobre las flechas que aparecen al lado del nombre.

Para seleccionar un documento debemos marcarlo en el recuadro de la izquierda.

Para facilitar la búsqueda de un documento tenemos la posibilidad de filtrarlos. Para ello debemos clicar sobre más opciones y se abrirán las opciones que tenemos.

Podemos usar una o varias de las opciones para a continuación marcar en Burcar y en la lista aparecen los documentos que cumplan las condiciones marcadas.

Estas condiciones son:

  • Categoría: En prevención esta fija. En Gestión Documental, una vez escogida la categoría, se abre la posibilidad de escoger la subcategoría y el documento tipo.
  • Centro: Podemos seleccionar un centro del desplegable de centros a los que podemos acceder según nuestro perfil.
  • Trabajador: Si hay trabajadores asignados al centro de trabajo, nos mostrará un desplegable con el nombre de los mismos.
  • Referencia empresa: Si el documento se ha asignado a una empresa cliente (sólo gestorías y SPRL).
  • Referencia centro: Diferencia por centro de la empresa cliente.
  • Rango fecha de subida: Podemos marcar un rango entre fechas de un documento.
  • Rango fecha de caducidad: Idem con la fecha de caducidad.
  • Palabra clave: Podemos filtrar por las claves que hayamos puesto a un documento. Así si a todos los documentos de un expediente le ponemos como clave su nº de referencia tendremos como resultado todos los documentos de ese expediente juntos.
  • Borrado: Muestra los documentos que hemos borrado pero no se han purgado del sistema.
  • Empresa: Nos muestra los documentos en función de si los hemos compartido con terceros o son documentos de terceros compartidos con nosotros.

Una vez hecha nuestra selección marcaremos en filtrar, y aparecerán en la lista todos los documentos que cumplen las condiciones seleccionadas.

Además existe un filtro exlusivo [campos opcionales], que se abre cuando seleccionamos los tipos de documentos en el desplegable.

Para realizar una nueva selección marcaremos en limpiar.

Una vez encontrado un documento podemos realizar diversas acciones. Para ello deberemos marcar en el recuadro a la izquierda del documento seleccionado y a continuación la acción que se quiera realizar.

Hay acciones que sólo permiten actuar sobre un documento cada vez.

Catalogar: nos devuelve al menú de catalogar documento para dar un nuevo documento de alta.
Detalles: Nos muestra las características del documento escogido. Podemos cambiar o adicionar detalles al documento, para guardarlo posteriormente. También podemos descargarnos el documento para visualizarlo.
Descargar: Sugest no dispone de visor de documentos, puesto que podemos catalogar documentos en cualquier formato de fichero. Por este motivo sugest descarga en local el documento para que pueda abrirse con el programa correspondiente del usuario. Si el usuario no dispone del programa necesario para abrir el documento no podrá abrir el documento.
Eliminar: Marca el documento para su borrado. Sólo puede eliminar el documento el usuario que lo ha subido o con un rol superior. Asimismo no es posible eliminar un documento ya compartido. El documento quedará en status de inactivo durante un mes, momento en el que será purgado y eliminado de sugest .
Restaurar: Permite recuperar los documentos inactivos.
Compartir: Permite compartir con un tercero este documento. Lo desarrollamos en capítulo aparte.